PRIVATLIVSPOLITIK FOR DANSK RUGBY UNION (DRU)

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i DRU behandler dine personoplysninger.

Dataansvarlig

I DRU er vi dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af personoplysninger om dig. Vi er:

DANSK RUGBY UNION
CVR-nummer: 2554 4234
IDRÆTTENS HUS, 2605 BRØNDBY
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Telefon: 43262800

Brug af personoplysninger

Vi anvender dine personoplysninger til følgende formål:

Kategori: Stamdata på klubber, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer

Kontaktinformation til klubben offentliggøres på DRUs hjemmeside, så interesserede har mulighed for at finde og kontakte klubben.
Kontaktinformation på bestyrelses- og udvalgsmedlemmer offentliggøres på DRUs hjemmeside. Dette gælder også organisationsdiagrammer og lignende.
Formål: At sikre effektiv kommunikation med DRUs klubber samt muligheden for interesserede at finde klubben.

Kategori: Data knyttet til afvikling af rugby

Licensregistrering (seniorturneringer). Navn, fødselsdato og køn på aktive spillere.
Registrering af advarsler/udvisninger samt karantænestraffe.
Formål: At sikre forsvarlig og fair afvikling af turneringer
Dommere: Kontaktinformation, fødselsdato og uddannelsesniveau
Formål: At sikre dommerpåsætning og dommerudvikling

Pasoplysninger og andre identitetsoplysninger på landsholdsspillere (herunder arbejds- og opholdstilladelser)
Formål: At sikre overholdelse af internationale konkurrenceregler samt til brug i forbindelse med rejser

Statistisk materiale i forhold til landsholdsspillere (navn, klub og spillede kampe)
Formål: At sikre historisk dokumentation samt at fremhæve spillere med jubilæer

Oplysninger på deltagere på DRUs sommerlejr
Formål: At sikre at DRU har den fornødne information for at kunne afvikle sommerlejr

Oplysninger på ledere på DRUs sommerlejr
Formål: At sikre at DRU har den fornødne information for at kunne afvikle sommerlejr. Herunder indhentelse af børneattest hos myndighederne.

Oplysninger på deltagere på DRUs uddannelser
Formål: At sikre effektiv kommunikation samt registrering af uddannelser

Kategori: Data om disciplinære forhold

Bettingoplysninger i matchfixingsager
Oplysninger i dopingsager
Formål: At sikre overholdelse af nationale og internationale regler på området

Kategori: Data tilknyttet til administrationen

Mødedeltagelse samt referater: Deltagerlister fremgår af mødematerialet og af referater. Disse offentliggøres på DRUs hjemmeside og slettes ikke, da de indgår i den historik, der er omkring den daglige ledelse af DRU.
Ansættelsesvilkår/aftaler for DRUs ansatte, trænere og ledere
Formål: At sikre klare aftaler med alle ansatte inkl. frivillige

Bankinformation på dommere og frivillige
Formål: Udbetaling af kørselsgodtgørelse, udlæg og diæter

Kategori: Data tilknyttet medier og synlighed

Information om begivenheder med kontaktpersoner samt fotos bruges til pressemeddelelser, sociale medier og i anden sammenhæng, hvor dette er med til at skabe øget synlighed. For landsholdsspillere er der udarbejdet en vejledning på området.
Kontaktinformation og fotos i forbindelse med udarbejdelse af hvervemateriale, synlighedskampagner m.m.
Formål: At skabe opmærksomhed omkring dansk rugby

DRU fører fortegnelse, der bl.a. indeholder dataansvarlig, formål med databehandling, hvordan data opbevares samt sikkerhed. Fortegnelsen ajourføres løbende.

Kategorier af personoplysninger

Vi indsamler følgende oplysninger

• Følsomme personoplysninger i meget begrænset omfang (hovedsagelig i forbindelse med landshold).
• Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser (fx børneattester)
• Almindelige personoplysninger så som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, billeder, uddannelsesmæssig baggrund, ansøgning/CV etc.]

Kilder

Når vi modtager information fra andre end dig selv, vil disse kilder være:

• Din klub
• En tidligere klub eller union (i forbindelse med licensskifter)
• En tidligere arbejdsgiver (i forbindelse med ansættelser)
• Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
• Offentlige myndigheder (fx børneattester)

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

interesseafvejningsreglen (art. 6, stk. 1, litra f), for at sikre forsvarlig, fair og korrekt afvikling af rugbyaktiviteter i DRU regi.

Vi indhenter og opbevarer ikke unødig information.

Samtykke

Oftest vil vore behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give besked om det til DRU.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger alene for at kunne afvikle rugbyaktiviteter og videregiver ikke data til kommercielle aktiviteter eller til tredjemand uden forudgående og særskilt aftale.

Vi videregiver dine personoplysninger til leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed fx Danmarks Idrætsforbund, Idrættens Kompetence Center i forhold til økonomi og regnskab samt offentlige myndigheder.

Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Overførsel af persondata udenfor EU/EØS sker kun i forbindelse med deltagelse i aktiviteter udenfor EU/EØS samt unionsskifte. DRU sikrer at dette sker på forsvarlig vis.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger så længe det er relevant og nødvendigt.

Oplysninger af historisk og statistisk interesse opbevares på ubestemt tid.

Udgangspunkt for opbevaring af personoplysninger for de enkelte kategorier:

Stamdata på klubber, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer:
Så længe personen er aktiv på klub og/eller i DRU regi. Vi er afhængig af korrekt kontaktinformation fra klubben og sletter/retter så snart vi har nye oplysninger.  Oplysninger af historiske værdi i forhold til klubber og ledelse opbevares på ubestemt tid.

Data tilknyttet til afvikling af rugby:
Som udgangspunkt opbevares al information så længe denne er relevant/aktiv og herefter i max 4 år. Dette for at sikre bedst mulig administration og gennemførelse af aktiviteter samt opfølgning i forhold til fx uddannelse.

Statistik/historik opbevares af historiske hensyn på ubestemt tid (fx årets navne, antal landskampe, æresmedlemmer m.m.)

Data om disciplinære forhold:
Så længe sagen er aktiv og herefter i max 4 år.

Data tilknyttet til administrationen:

Oplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold opbevares så længe personen er tilknyttet DRU og herefter i 6 måneder. Dog i 5 år for oplysninger omfattet af bogføringsloven.
Persondato i forbindelse med bogføring opbevares i henhold til dansk lovgivning.
Mødereferater og deltagerlister: Opbevares af historiske og organisatoriske hensyn på ubestemt tid.

Kategori: Data tilknyttet medier og synlighed

Anvendes så længe materialet er relevant og tidssvarende.
Omtale af DRUs landshold og aktiviteter anses som havende historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. For at tilbagekalde dit samtykke kan du sende en skriftlig anmodning til DRUs administration (Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.).
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Dansk Rugby Union (se ovenstående kontaktinformation).

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Brøndby, den 24. maj 2018

Sidst opdateret:  den 17. august 2018 (tilføjelse af fødselsdato dommere)